Kartoteka dostawców w Excelu – wzór do pobrania za darmo

Po otwarciu pliku przejdź do arkusza „Kartoteka Dostawców”. W każdym nowym wierszu dopisz kolejnego dostawcę. Kod dostawcy wykorzystaj jako unikalny identyfikator (np. DOW001). Wpisz NIP (10 cyfr), dane kontaktowe, adres i kategorię. W kolumnach „Forma Płatności” i „Termin Płatności (dni)” ustal warunki rozliczeń. „Status” wpisz np. Aktywny/Zawieszony/Zakończony, a „Łączna Wartość Zamówień (PLN)” uzupełnij ręcznie lub przelicz z własnego rejestru zakupów.

Aby wygodniej pracować: włącz filtry (Ctrl+Shift+L) lub zamień zakres na Tabelę (Ctrl+T) – łatwiej wtedy sortować, filtrować i dodawać nowe rekordy. Górny wiersz z nagłówkami możesz zablokować (Widok → Zablokuj okienka → Zablokuj górny wiersz). Aktualizuj „Status” i „Uwagi” po każdej zmianie w relacji z dostawcą.

Dobra kartoteka dostawców w Excelu ma komplet pól, które przydają się w codziennej pracy i przy audytach. Dlatego w naszym wzorze znajdziesz unikalny „Kod Dostawcy” (klucz do łączenia danych), „NIP” do weryfikacji podatkowej, pełne dane kontaktowe (osoba, telefon, email) oraz adres. Kategoria pozwala szybko segmentować (np. elektronika, transport, opakowania). „Forma Płatności” i „Termin Płatności (dni)” pomagają pilnować warunków. „Konto Bankowe” trzymamy pod ręką, a „Data Rozpoczęcia Współpracy” ułatwia przegląd historii. „Status” służy do zarządzania aktywnością dostawcy, a „Łączna Wartość Zamówień (PLN)” daje szybki pogląd na znaczenie partnera w zakupach. „Uwagi” to miejsce na rabaty, SLA czy ważne ustalenia. Z takim zestawem pól wiesz wszystko, czego realnie potrzebujesz.

Nasz szablon działa najlepiej, gdy włączysz filtry (Ctrl+Shift+L) lub przekształcisz zakres w Tabelę (Ctrl+T). Dzięki temu jednym kliknięciem przefiltrujesz dostawców po „Statusie”, „Kategorii” czy „Terminie Płatności (dni)”. Sortowanie po „Łączna Wartość Zamówień (PLN)” wskaże kluczowych dostawców. Jeśli chcesz pójść krok dalej, stwórz prostą tabelę przestawną: w Wierszach umieść „Kategoria”, a w Wartościach „Łączna Wartość Zamówień (PLN)” – w sekundę zobaczysz podział wydatków. Filtry dat po „Dacie Rozpoczęcia Współpracy” pomogą analizować nowych dostawców. Gdy potrzebujesz listy kontaktów dla konkretnej kategorii lub miasta, wystarczy filtr po „Mieście” albo „Kategorii”. To szybkie raporty bez dodatkowego oprogramowania.

Ustal standardy wpisów: jeden format telefonu, ten sam zapis kategorii i statusów (np. Aktywny/Zawieszony/Zakończony). Warto dodać listy wyboru (Dane → Sprawdzanie poprawności) dla „Kategorii”, „Formy Płatności” i „Statusu” – mniej literówek, lepsze raporty. Jeśli masz osobny rejestr faktur, powiąż „Łączną Wartość Zamówień” formułą SUMA.JEŻELI po „Kod Dostawcy”. Zablokuj górny wiersz, aby nagłówki były widoczne podczas przewijania. Rozważ proste formatowanie warunkowe, np. wyróżnienie terminów płatności powyżej 30 dni. Staraj się, by „Kod Dostawcy” był unikalny i niezmienny – to klucz do łączenia danych między arkuszami. Na koniec – rób kopie zapasowe pliku i od czasu do czasu archiwizuj nieaktywnych dostawców, aby kartoteka była szybka i czytelna.