Szablon Excel dla kancelarii – rejestr spraw (za darmo)

Otwórz arkusz Rejestr Spraw. Przykładowe wpisy (wiersze 2–11) możesz nadpisać lub usunąć. Zostaw wiersz z podsumowaniem RAZEM na dole – zawiera sumy godzin i wartości.

Dodając nową sprawę, wypełnij: numer (np. SP/001/2024), datę wpływu, klienta, typ sprawy, sędziego/referenta, status, ewentualny termin rozprawy, stawkę godzinową i liczbę godzin. Kolumna „Wartość (PLN)” policzy się sama.

Aby dodać kolejne rekordy, wstaw nowy wiersz nad wierszem „RAZEM”. Skopiuj formułę wartości z wiersza powyżej (kolumna „Wartość (PLN)”), żeby liczyła się automatycznie także w nowych wpisach. Filtrowanie i sortowanie (Ctrl+Shift+L) ułatwi pracę według terminu, statusu czy klienta.

Chcesz spójnych opisów? Dodaj listy rozwijane dla „Typ sprawy” i „Status” (Dane → Sprawdzanie poprawności). Jeśli rozliczasz ryczałty, wstaw notę w „Uwagi” albo ustaw „Godziny = 1”, a w „Stawka” wpisz kwotę ryczałtu za sprawę.

W arkuszu „Rejestr Spraw” masz pełny obraz pracy kancelarii. Rejestrujesz każdą sprawę z numerem (np. SP/005/2024), datą wpływu i danymi klienta. Dalej określasz typ sprawy (cywilna, karna, rodzinna itd.), sędziego/referenta oraz status (w toku, zakończona, zawieszona, oczekująca). Jeśli masz już wyznaczony termin, wpisujesz go w „Termin rozprawy”, co pozwala szybko filtrować kalendarz na najbliższe tygodnie. Dwie kluczowe kolumny finansowe to „Stawka (PLN)” i „Godziny”. Na ich podstawie Excel sam liczy „Wartość (PLN)”, więc nie musisz pamiętać o kalkulatorze. Na dole arkusza jest wiersz RAZEM – sumuje godziny i wartość z całej listy. Dzięki temu jednym rzutem oka widzisz, ile czasu i pieniędzy kryje dany okres. Całość jest czytelnie sformatowana, a przykładowe rekordy pokazują, jak poprawnie wprowadzać dane.

Nie potrzebujesz zaawansowanego CRM, żeby mieć porządek w rozliczeniach. Wpisujesz stawkę godzinową i liczbę przepracowanych godzin, a wartość sprawy liczy się automatycznie. To działa w każdym scenariuszu: pojedyncza porada, stała obsługa czy windykacja. Jeśli pracujesz w modelu ryczałtowym, masz dwie proste opcje: (1) ustaw „Godziny = 1”, a w „Stawka” wpisz kwotę ryczałtu – kolumna „Wartość” pokaże całkowitą wartość; (2) dodaj dodatkową kolumnę „Ryczałt (PLN)” i według niej raportuj. Podsumowanie „RAZEM” ułatwi zamknięcie miesiąca – wystarczy przefiltrować „Datę wpływu” po danym okresie i odczytać łączne godziny oraz wartość. To dobry punkt wyjścia do wystawiania faktur czy rozliczeń z klientami bez przerabiania danych w innym narzędziu.

Praktyka pokazuje, że porządek trzymają drobiazgi. Zawsze wstawiaj nowe wiersze nad „RAZEM”, żeby sumy aktualizowały się automatycznie. Ustal wspólne nazwy statusów i typów spraw (np. wprowadź listy rozwijane), a unikniesz literówek i bałaganu w filtrach. Jeśli pracujecie zespołowo, trzymaj plik w OneDrive/SharePoint, żeby każdy widział aktualną wersję (i rozważ kopię zapasową np. raz dziennie). Chcesz szybkiego raportu? Użyj filtrów na „Status” i „Termin rozprawy”, a potem spójrz na „RAZEM”. Dla nowego roku utwórz kopię pliku albo arkusz archiwum, żeby nie gubić historii. Gdy dodajesz nowe kolumny, pamiętaj, aby dostosować zakresy sum lub – jeszcze lepiej – zamień listę w tabelę (Ctrl+T), wtedy formuły i formatowanie będą rozciągać się same.