Wzór spisu z natury w Excelu za darmo

Najpierw wpisz nazwę firmy, adres, datę spisu, magazyn lub dział oraz osoby uczestniczące w inwentaryzacji. Następnie uzupełniaj kolejne wiersze tabeli.

Dla każdego składnika wpisz numer porządkowy, kod lub symbol, nazwę, jednostkę miary, faktycznie policzoną ilość, ilość księgową oraz cenę jednostkową.

Po zakończeniu liczenia sprawdź kolumnę „Różnica” i porównaj ją z dokumentacją. Różnica ujemna może oznaczać niedobór, a dodatnia nadwyżkę.

W kolumnie wartości wpisuj lub sprawdzaj wartość wynikającą z ilości i ceny jednostkowej. Przykładowe dane w arkuszu możesz usunąć przed rozpoczęciem własnego spisu.

Spis z natury służy do ustalenia, ile towarów, materiałów, produktów, wyposażenia lub innych składników majątku faktycznie znajduje się w firmie w określonym dniu. Wynik fizycznego liczenia można następnie porównać ze stanem zapisanym w ewidencji. Nasz arkusz Excel porządkuje ten proces w jednej tabeli, dzięki czemu nie trzeba prowadzić notatek na luźnych kartkach ani przepisywać danych do kilku dokumentów.

Szablon sprawdzi się podczas inwentaryzacji magazynu, sklepu, biura, pracowni albo zaplecza firmy. Przy każdym składniku można wskazać kod, nazwę, jednostkę oraz ilość faktyczną i księgową. Dzięki temu łatwiej zauważyć różnice wymagające wyjaśnienia. Arkusz nie zastępuje procedur obowiązujących w konkretnej firmie ani dokumentacji księgowej, ale ułatwia zebranie i uporządkowanie danych ze spisu.

Po zestawieniu ilości faktycznej i księgowej pozostaje jeszcze porównanie arkusza kontroli wagi, gdy trzeba sprawdzić zgodność wyników z pomiarem.

Przed rozpoczęciem spisu warto ustalić datę, zakres inwentaryzacji i miejsce, którego dotyczy liczenie. W polach na górze arkusza wpisz aktualne dane firmy, nazwę magazynu lub działu oraz osoby spisujące. Następnie przygotuj listę składników w sposób ułatwiający ich identyfikację. Jeśli w firmie są używane kody towarów, wpisuj je konsekwentnie, ponieważ sama nazwa może nie wystarczyć do rozróżnienia podobnych produktów.

Ilość faktyczną zapisuj na podstawie rzeczywistego liczenia, a ilość księgową przepisz z aktualnej ewidencji. Nie mieszaj różnych jednostek, na przykład sztuk, kilogramów i opakowań. Gdy cena jednostkowa zależy od rodzaju towaru, korzystaj z ceny przyjętej w firmowej dokumentacji. Po wpisaniu danych przejrzyj wiersze pod kątem pomyłek, powtórzonych pozycji i pustych komórek.

Najlepiej wykonywać spis według ustalonej kolejności, na przykład sektorami magazynu, półkami albo grupami asortymentowymi. Ogranicza to ryzyko pominięcia pozycji lub policzenia tego samego składnika dwa razy. Jeżeli podczas liczenia znajdziesz towar uszkodzony, przeterminowany albo nienadający się do sprzedaży, zaznacz go zgodnie z zasadami obowiązującymi w Twojej firmie. Nie zmieniaj ilości księgowej tylko po to, aby zgadzała się z wynikiem liczenia.

Po zakończeniu pracy zapisz plik pod nazwą zawierającą datę i miejsce spisu. Warto zachować także kopię pierwotną, zanim zaczniesz poprawiać dane. Sprawdź, czy wszystkie różnice zostały wyjaśnione i przekazane osobie odpowiedzialnej za ewidencję. Jeżeli arkusz będzie drukowany, ustaw orientację poziomą i sprawdź podgląd wydruku, ponieważ tabela ma kilka kolumn.

Przy kilku kolumnach przydaje się także arkusz transportowy, bo ułatwia uporządkowanie różnic między spisem a ewidencją.