Katalog produktów i cennik sklepu – szablon Excel

Najpierw przejdź do arkusza „Instrukcja”, aby poznać oznaczenia kolorów. W arkuszu „Produkty” uzupełniaj przede wszystkim komórki oznaczone na żółto. Wpisz unikalny kod SKU, nazwę produktu, kategorię, opis, jednostkę, ceny, stan magazynowy i pozostałe informacje, których potrzebujesz. Wartości takie jak kategoria, podkategoria, jednostka, VAT, dostawca, lokalizacja i status wybieraj z list.

Cenę zakupu oraz cenę sprzedaży wpisuj jako kwoty netto. Po uzupełnieniu stawki VAT szablon wyliczy cenę sprzedaży brutto. Na podstawie ceny zakupu i sprzedaży obliczy także marżę oraz narzut. Stan magazynowy i stan minimalny wpisuj jako liczby całkowite — kolumna „Do uzupełnienia” pokaże „TAK”, gdy zapas będzie równy lub niższy od ustalonego minimum.

Na koniec ustaw poprawny status produktu. Arkusz „Cennik dla klienta” automatycznie pobiera produkty ze statusami „Aktywny”, „Sezonowy” i „Nowość”, pomijając produkty wycofane lub chwilowo niedostępne. Uzupełnij tam nazwę sklepu, kontakt, datę obowiązywania oraz informację dla klienta. Listy wyboru możesz dostosować w arkuszu „Listy pomocnicze”.

Katalog produktów i cennik sklepu w Excelu pomaga zebrać w jednym miejscu informacje, które często są rozproszone w notatkach, wiadomościach od dostawców lub kilku oddzielnych plikach. W arkuszu „Produkty” można przechowywać między innymi SKU, nazwę produktu, kategorię, podkategorię, markę, krótki opis, jednostkę sprzedaży, ceny, dane o dostawcy i lokalizacji. Dzięki temu łatwiej wyszukać konkretny produkt oraz sprawdzić, jakie dane wymagają aktualizacji.

Szablon nie jest wyłącznie listą towarów. Łączy katalog z podstawową kontrolą cen i zapasów. Po wpisaniu ceny zakupu netto, ceny sprzedaży netto oraz stawki VAT Excel wylicza cenę brutto. Możemy również sprawdzić marżę i narzut. Informacja o stanie minimalnym pomaga zauważyć produkty, które powinny zostać zamówione ponownie.

To dobre rozwiązanie dla sklepu, który chce rozpocząć uporządkowaną ewidencję bez wdrażania rozbudowanego programu magazynowego. Plik sprawdzi się też jako robocza baza oferty przed publikacją produktów w innym systemie.

Arkusz „Cennik dla klienta” został oddzielony od wewnętrznego katalogu, aby można było prezentować ofertę bez pokazywania ceny zakupu, marży, dostawcy czy stanu magazynowego. Znajdują się w nim podstawowe dane potrzebne odbiorcy: SKU, nazwa produktu, kategoria, opis, jednostka, cena brutto i status. Na początku arkusza można wpisać nazwę sklepu, adres lub dane kontaktowe, datę obowiązywania oraz własną informację, na przykład że ceny zawierają podatek VAT.

Lista jest tworzona automatycznie na podstawie statusu w arkuszu „Produkty”. Do cennika trafiają produkty oznaczone jako „Aktywny”, „Sezonowy” lub „Nowość”. Produkty ze statusem „Wycofany” oraz „Chwilowo niedostępny” nie są prezentowane. Dlatego przed udostępnieniem pliku warto sprawdzić status każdego produktu i upewnić się, że cena brutto jest aktualna.

Zmiana danych w katalogu aktualizuje powiązane informacje w cenniku. Nie należy nadpisywać komórek z formułami w arkuszu klienta, ponieważ to one pobierają dane z listy produktów.

Ceny zakupu i sprzedaży wpisujemy jako kwoty netto. Stawkę VAT wybieramy z listy, a arkusz wykorzystuje ją do obliczenia ceny sprzedaży brutto. Warto sprawdzić, czy cena sprzedaży netto jest rzeczywiście wyższa od ceny zakupu netto. Arkusz „Podsumowanie” wskazuje produkty, których cena sprzedaży jest niższa lub równa cenie zakupu, ponieważ takie pozycje wymagają dodatkowej kontroli.

Przy wprowadzaniu SKU stosuj jeden spójny schemat, na przykład skrót kategorii i numer produktu. Każdy kod powinien być unikalny. Duplikaty SKU są oznaczane jako problem w kontroli jakości danych, dlatego nie warto używać tego samego kodu dla różnych wariantów produktu. Daty wpisuj w polach przeznaczonych na datę dodania, aktualizacji ceny i ostatniej kontroli.

Stan magazynowy oraz stan minimalny wpisuj w sztukach lub innych przyjętych jednostkach jako liczby całkowite. Jeśli produkt nie ma ustalonego minimum, uzupełnij tę informację zgodnie z własnym sposobem zarządzania zapasami. Czerwone i pomarańczowe oznaczenia traktuj jako sygnał do sprawdzenia danych, a białe komórki obliczeniowe pozostaw bez ręcznej edycji.