Ankieta oceny dostawcy – darmowy formularz Excel

Najpierw przejdź do arkusza „Instrukcja”, aby sprawdzić skalę ocen i sposób interpretacji wyniku. Następnie w arkuszu „Formularz oceny” uzupełnij żółte pola: numer oceny, daty, dane dostawcy, osobę oceniającą, liczbę zamówień i dostaw, reklamacje oraz wartość zakupów. Wybierz także rodzaj dostawcy z listy.

Przy każdym z 11 kryteriów wpisz ocenę od 1 do 5. Kryteria obejmują między innymi jakość, terminowość, zgodność ze specyfikacją i obsługę reklamacji. W kolumnie komentarza dodaj konkretny dowód, szczególnie przy ocenie 1 lub 2. Białe pola z wynikiem ważonym i podsumowaniem są obliczane automatycznie.

Jeżeli pojawił się problem, wpisz go w arkuszu „Działania korygujące”. Uzupełnij przyczynę, uzgodnione działanie, termin, status i sposób weryfikacji. Kolumna „Kontrola terminu” pokaże, czy działanie jest w terminie, po terminie, zamknięte lub nie ma określonego terminu. Po zakończeniu oceny możesz przepisać jej podsumowanie do „Rejestru ocen”, aby porównywać kolejne wyniki.

Ankieta oceny dostawcy porządkuje informacje, które zwykle są rozproszone między zamówieniami, protokołami odbioru, reklamacjami i korespondencją. W naszym formularzu zaczynasz od opisania dostawcy oraz okresu, którego dotyczy ocena. Następnie podajesz dane pomocnicze, takie jak liczba zamówień, liczba dostaw, liczba reklamacji i łączna wartość zakupów netto.

Najważniejszą częścią jest ocena kryteriów w skali od 1 do 5. Każde kryterium ma własną wagę, dlatego wynik nie jest zwykłą średnią wszystkich ocen. Arkusz wylicza wynik ważony na podstawie oceny i znaczenia danego obszaru. Dzięki temu większy wpływ mogą mieć kryteria istotniejsze dla organizacji, na przykład jakość lub terminowość.

Po uzupełnieniu wszystkich ocen arkusz rozpoznaje, czy formularz jest kompletny, pokazuje średnią ocenę, najniższą ocenę oraz liczbę ocen równych 1 lub 2. Wynik ważony można interpretować według progów podanych w instrukcji: od dostawcy bardzo dobrego po dostawcę wymagającego działań poprawiających lub zmiany.

Dobra ankieta oceny dostawcy powinna obejmować więcej niż samą cenę. Niska cena nie rekompensuje regularnych opóźnień, braków w dostawie, niezgodności ze specyfikacją albo długiego czasu reakcji na reklamację. Dlatego w formularzu uwzględniliśmy kryteria pozwalające spojrzeć na współpracę z kilku stron. Przy ocenie możesz analizować jakość produktów lub usług, terminowość, kompletność dostawy, obsługę reklamacji, zgodność faktur, komunikację, dokumentację, cenę oraz bezpieczeństwo.

Nie wpisuj ocen wyłącznie na podstawie ogólnego wrażenia. Przygotuj dane z badanego okresu: liczbę dostaw zrealizowanych po terminie, liczbę reklamacji, czas odpowiedzi na zgłoszenia, wyniki kontroli odbiorczej i przypadki niezgodności z zamówieniem. W komentarzu zapisz krótko, na czym opiera się ocena. Przykładowo zamiast „terminowość: 2” lepiej dodać informację o liczbie opóźnionych dostaw i ich przyczynie.

Takie podejście ułatwia rozmowę z dostawcą i pozwala obronić decyzję podczas wewnętrznego przeglądu zakupów lub jakości.

Niska ocena nie zawsze oznacza konieczność natychmiastowego zakończenia współpracy. Najpierw sprawdź, które kryteria obniżyły wynik i czy problem był jednorazowy, czy powtarzał się w całym okresie oceny. Szczególnej uwagi wymagają oceny 1 i 2, ponieważ formularz sygnalizuje je w podsumowaniu i zaleca wyjaśnienie oraz działanie korygujące.

W arkuszu „Działania korygujące” opisz problem, jego przyczynę i uzgodnione rozwiązanie. Wpisz osobę odpowiedzialną po stronie dostawcy oraz konkretny termin realizacji. Samo hasło „poprawić jakość” jest zbyt ogólne. Lepszym działaniem będzie na przykład wprowadzenie dodatkowej kontroli przed wysyłką albo przekazywanie informacji o ryzyku opóźnienia w ustalonym czasie. Dodaj również sposób weryfikacji, aby później sprawdzić, czy działanie rzeczywiście zadziałało.

Status i automatyczna kontrola terminu pomagają śledzić otwarte sprawy. Po zamknięciu działania wykonaj kolejną ocenę albo sprawdź następną dostawę i odnotuj wynik w komentarzu lub rejestrze.