Faktura proforma – darmowy wzór w Excelu

Wpisz dane sprzedawcy i nabywcy (NIP, adres, kontakt) w żółtych polach. Ustal numer proformy, datę wystawienia i termin płatności. W tabeli pozycji uzupełnij nazwę, ilość, jednostkę, cenę netto i stawkę VAT. Szablon sam policzy wartość netto i brutto każdej pozycji oraz sumy na dole. Nie zmieniaj niebieskich komórek z podsumowaniami – zawierają formuły. Gdy dokument jest gotowy, wydrukuj lub Zapisz jako PDF i wyślij klientowi. Potrzebujesz więcej wierszy? Skopiuj ostatni poprawnie działający wiersz tabeli i wklej poniżej, aby zachować formuły.

Faktura proforma to dokument ofertowo-informacyjny, który przedstawia kwotę do zapłaty przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. Nie jest dowodem księgowym ani fiskalnym – nie zastępuje faktury VAT i nie rodzi obowiązku podatkowego. Najczęściej wykorzystujemy ją do: potwierdzenia warunków oferty, zebrania przedpłaty lub zaliczki, weryfikacji danych kontrahenta oraz przy płatnościach międzynarodowych (jako załącznik do przelewu). Nasz wzór w Excelu zawiera wszystko, czego realnie potrzebujesz: dane stron, przejrzystą tabelę pozycji ze stawką VAT oraz automatyczne sumy, dzięki czemu szybko przygotujesz czytelny dokument dla klienta. Gdy płatność wpłynie lub usługa zostanie wykonana, wystawiasz już właściwą fakturę VAT.

Zacznij od wpisania stałych danych sprzedawcy, aby szablon był gotowy „od ręki”. Jeśli chcesz, dodaj logo: Wstaw > Ilustracje > Obrazy i umieść je w nagłówku obok tytułu. Kolory podświetleń możesz zmienić wypełnieniem komórek, ale zachowaj kontrast dla czytelności. Ustal regułę numeracji (np. FP/2024/001) i modyfikuj ją co dokument. Terminy płatności domyślnie ustawiliśmy na 14 dni – możesz je zmienić wpisując datę ręcznie lub korzystając z formuły data+wymagana liczba dni. Stawki VAT wybierasz na poziomie pozycji; jeśli często używasz 0%, 8% i 23%, dodaj prostą listę rozwijaną (Dane > Sprawdzanie poprawności). Format walutowy ustaw na PLN z dwoma miejscami po przecinku. Chcesz uniknąć przypadkowej zmiany formuł? Zaznacz arkusz i użyj Recenzja > Chroń arkusz (bez hasła lub z hasłem – jak wolisz).

Na etapie porządkowania dokumentacji warto też od razu zapisywać środki trwałe, a do tego przydaje się ewidencja majątku.

Dbaj o spójną numerację proform, aby łatwo je śledzić w korespondencji z klientami. Gdy dodajesz kolejne wiersze, kopiuj istniejący wiersz z działającymi formułami i wklejaj poniżej – unikniesz przerw w obliczeniach. Rabat? Dodaj dodatkową pozycję „Rabat” z ujemną wartością (np. ilość 1 i ujemna cena) lub wprowadź rabat procentowy w cenie jednostkowej. Zawsze sprawdzaj stawkę VAT na poziomie pozycji – różne pozycje mogą mieć różne stawki. Przed wysyłką zapisz do PDF, żeby klient nie przypadkowo edytował treści. Jeśli pracujesz w zespole, trzymaj kopię „czystego” wzoru oraz kopie archiwalne wysłanych proform (najlepiej z datą i numerem w nazwie pliku). Pamiętaj: po opłaceniu proformy wystaw właściwą fakturę VAT, powołując się na numer proformy w opisie.

Po wystawieniu faktury i zakończeniu prac naturalnym domknięciem dokumentacji bywa jeszcze protokół odbioru robót, który potwierdza wykonanie usługi i porządkuje rozliczenie.