Szablon KP (Kasa Przyjmie) – dowód wpłaty w Excelu

1) Wpisz nazwę, adres i NIP jednostki w nagłówku. 2) Ustaw numer KP i sprawdź datę (domyślnie dzisiejsza). 3) Wypełnij: „Otrzymano od”, miejscowość, tytuł wpłaty, kwotę cyframi oraz słownie. 4) Uzupełnij formę płatności i podpisy. 5) Wydrukuj i zarchiwizuj kopię lub zapisz jako PDF. Dla kolejnych dokumentów duplikuj plik i zmieniaj tylko numer oraz treść.

KP, czyli „Kasa Przyjmie”, to dowód wpłaty potwierdzający przyjęcie gotówki przez jednostkę. Używa się go m.in. przy rozliczeniach z klientami bez kasy fiskalnej, zaliczkach, drobnych wpłatach pracowników czy członków organizacji. Prawidłowy dokument powinien zawierać: nazwę i adres wystawcy, numer dokumentu, datę i miejsce wystawienia, dane wpłacającego („Otrzymano od”), kwotę cyframi i słownie, tytuł wpłaty (za co), formę płatności oraz podpis osoby uprawnionej do przyjęcia gotówki. Nasz szablon Excel prowadzi przez te pola w dokładnie takiej kolejności, jak na klasycznym druku KP, dzięki czemu łatwo uniknąć braków formalnych i błędów przy uzupełnianiu.

Dobra praktyka to nadawanie numeru KP w sposób ciągły w danym roku (np. KP 01/2025, KP 02/2025). W naszym szablonie numer wpisujesz ręcznie – masz pełną kontrolę nad schematem. Po wypełnieniu dokumentu wydrukuj go w dwóch egzemplarzach: jeden dla wpłacającego, drugi do akt. W Excelu możesz też wybrać Plik > Zapisz jako > PDF i utworzyć cyfrowe archiwum (np. „KP_2025-10-15_03.pdf”). Przechowuj KP chronologicznie, najlepiej w folderach z podziałem na lata i miesiące. Jeśli korzystasz z pieczątek, zostaw miejsce na odciśnięcie obok podpisu. W razie potrzeby zablokuj przypadkową edycję wydruku, ustawiając ochronę arkusza i edytując tylko komórki oznaczone kolorem.

- Ustal stały schemat numeracji i trzymaj się go przez cały rok. - W polu „Słownie” wpisuj pełną kwotę z groszami (np. „trzysta pięćdziesiąt złotych 00/100”). - Jeśli zmieniasz datę na inną niż bieżąca, pamiętaj o spójności z kolejnością numerów. - Gdy dokument jest wystawiany w imieniu firmy, podpis powinien składać upoważniona osoba z kasy/finansów. - Przed drukiem wykonaj szybki przegląd: dane wystawcy, numer, data, kwota cyfrowo i słownie, tytuł, podpisy. - Chcesz dodać logo lub pieczątkę? Wstaw obraz w nagłówku i dopasuj marginesy, aby nie nachodził na treść. - Kopiując szablon do kolejnych KP, nie nadpisuj oryginału – trzymaj czysty wzór i pracuj na kopiach.