Ewidencja przebiegu pojazdu – darmowy wzór Excel

Na start uzupełnij nagłówek: marka i model, numer rejestracyjny, rok produkcji, właściciel/użytkownik oraz okres ewidencji (np. „Styczeń 2025”). Potem przejdź do tabeli.

• Wprowadzaj każdy wyjazd w osobnym wierszu: data, godzina wyjazdu/powrotu, stan licznika przed i po, trasa (skąd–dokąd), cel, kierowca, uwagi.
• Kolumna „Przejechane km” powinna liczyć różnicę stanu licznika po – przed (jeśli nie ma formuły, wstaw ją w pierwszym wierszu i skopiuj w dół).
• Kopiuj ostatni wypełniony wiersz, aby zachować formatowanie i formuły.
• Na dole tabeli dodaj sumę przejechanych kilometrów (SUMA dla kolumny „Przejechane km”).
• Przed drukiem ustaw obszar wydruku i powtórz wiersz nagłówka na każdej stronie, aby kolumny były opisane.

Chcesz dodać koszty lub stawkę za km? Dodaj nowe kolumny obok i oprzyj je na „Przejechane km”. Dzięki temu rozliczenia będą spójne.

Ewidencja przebiegu pojazdu to podstawowy dokument porządkujący służbowe przejazdy. Przydaje się w firmach i jednoosobowych działalnościach, gdy rozliczamy wyjazdy pracowników, używamy prywatnego auta do celów firmowych, chcemy kontrolować koszty paliwa lub potrzebujemy kompletnej dokumentacji tras. Dobrze prowadzona ewidencja powinna zawierać: datę, godziny wyjazdu i powrotu, stan licznika przed i po, trasę (skąd–dokąd), cel wyjazdu, kierowcę oraz uwagi. Kluczowe jest też podsumowanie łącznego dystansu w danym okresie. Nasz szablon w Excelu ma te pola gotowe, w układzie, który przyspiesza wpisy i ogranicza błędy. Jeśli dodatkowo rozliczasz koszty, możesz dodać kolumny na stawkę za kilometr lub koszt paliwa i powiązać je formułami z „Przejechane km”. Dzięki temu arkusz staje się jednocześnie ewidencją i prostym narzędziem rozliczeniowym.

Szablon jest elastyczny. Aby rozliczać koszty, dodaj kolumny: „Stawka za km”, „Koszt” i ustaw formułę Koszt = Przejechane km × Stawka. Jeśli używasz kilku aut, skopiuj arkusz dla każdego pojazdu i nazwij zakładki numerem rejestracyjnym. Możesz też dodać wiersze podsumowań miesięcznych i rocznych za pomocą funkcji SUMA.JEŻELI lub TABELA PRZESTAWNA. Chcesz standaryzować wpisy kierowców? Utwórz listy rozwijane (Dane > Sprawdzanie poprawności danych) dla pól „Kierowca” i „Cel wyjazdu”, co ograniczy literówki i ułatwi filtrowanie. Jeśli kilka osób współedytuje ewidencję, rozważ zamianę zakresu na Tabelę Excela (Ctrl+T) z włączonym wierszem sumy – łatwiej wtedy kopiować formuły i włączać filtry. Na koniec zabezpiecz komórki z formułami (Recenzja > Chroń arkusz), by nikt ich przypadkowo nie nadpisał.

Na koniec zabezpiecz komórki z formułami, a przy ewidencji napraw i kosztów przyda się jeszcze arkusz warsztatowy.

Najlepiej wpisywać przejazdy na bieżąco, tego samego dnia – unikasz luk i zaniżania/ zawyżania kilometrów. Stan licznika zapisuj z dokładnością do 1 km i zawsze w dwóch polach (przed/po), wtedy kolumna „Przejechane km” sama wychwyci różnice. Uzgodnij z zespołem jednolity opis trasy (np. „Warszawa–Kraków” zamiast skrótów), co ułatwi filtrowanie i raporty. Raz w tygodniu przejrzyj ewidencję i porównaj sumę kilometrów z tankowaniami lub planem wyjazdów. Przed zamknięciem miesiąca wydrukuj ewidencję lub zapisz do PDF – warto powtórzyć wiersz nagłówka na każdej stronie i dodać miejsce na podpis. Jeśli pracujesz w Google Sheets, włącz sprawdzanie poprawności dat i godzin, a przy dużej liczbie wpisów skorzystaj z Tabeli przestawnej do zliczania przebiegów per kierowca czy cel.