Darmowy wzór grafiku pracy w Excelu

Po otwarciu zobaczysz cztery zakładki: Grafik Pracy, Grafik Tydzień 2, Zestawienie godzin i Instrukcja. Przykład w pliku pochodzi z grudnia 2024 r. Zmień zarówno nagłówek okresu, jak i daty nad poszczególnymi dniami. Same daty nie aktualizują się po edycji tytułu.

1. Zapisz kopię pod nazwą zawierającą okres, na przykład Grafik-2026-10-12.xlsx. Usuń przykładową nazwę i adres firmy albo zastąp je swoimi.
2. W pierwszym arkuszu zmień daty w nagłówkach D4:H4. Dla tygodnia zaczynającego się 12 października 2026 r. będą to kolejno 12.10, 13.10, 14.10, 15.10 i 16.10.
3. W wierszach 5–12 wpisz osoby i stanowiska. Zastąp wszystkie przykładowe nazwiska, także w drugim tygodniu oraz w Zestawieniu godzin.
4. Usuń stare wpisy zmian w D5:H12 i wypełnij własny plan. W drugim tygodniu daty zmień osobno; jego komórki zmian są początkowo puste.

Dostępnych jest osiem wierszy pracowników. Nieużywane pola zmian zostaw puste. Po dodaniu dziewiątej osoby trzeba rozszerzyć zakresy liczników oraz zestawienia; wpisanie nazwiska pod istniejącą tabelą nie sprawi, że formuły same je obejmą.

W komórkach zmian stosuj jeden zapis, na przykład 8:00-16:00, 10:00-18:00 lub 14:00-22:00. Dzień bez zaplanowanej pracy oznacz dokładnie słowem wolne, bez dodatkowych spacji. Pusta komórka oznacza brak wpisu; to inna informacja niż ustalony dzień wolny.

Wiersz 14 w Grafik Pracy

Liczy niepuste komórki, które nie zawierają oznaczenia „wolne”. Po poprawce w pliku puste miejsca nie zwiększają już obsady.

Wiersz 15 w Grafik Pracy

Liczy komórki oznaczone „wolne”. Puste pola nie trafiają do tego licznika.

Grafik Tydzień 2

Ma miejsce na drugi tydzień i osiem osób, ale nie zawiera tych dwóch wierszy podsumowań. Jeśli potrzebujesz identycznych liczników co tydzień, skopiuj cały pierwszy arkusz i zmień jego nazwę oraz daty.

Próba kontrolna jest prosta: w pustej kolumnie wpisz jednej osobie 8:00-16:00, a drugiej „wolne”. Podsumowanie pierwszego arkusza powinno pokazać jedną osobę ze zmianą i jedną z wolnym. Pozostałe sześć pustych pól nie powinno zostać policzone.

Załóżmy, że Anna pracuje 8:00-16:00, a Piotr 10:00-18:00. Licznik dzienny pokaże dwie osoby ze zmianą. Nie sprawdzi jednak, czy w każdej godzinie masz potrzebną obsadę.

Jeśli sklep wymaga dwóch osób już od otwarcia o 8:00, plan z tego przykładu nie zapewni pełnej obsady mimo liczby 2 w podsumowaniu. Przed udostępnieniem grafiku sprawdź początek dnia, koniec dnia, przerwy i przekazanie zmiany. Uwzględnij też role: dwie osoby nie zastąpią brakującej osoby uprawnionej do konkretnego zadania.

Dla zespołu pracującego również w soboty i niedziele układ pięciodniowy wymaga rozbudowy. Dodaj kolumny i ich formuły w kopii, popraw daty oraz szerokość wydruku. Sam szablon nie zawiera gotowego planu pracy przez siedem dni.

W zakładce Zestawienie godzin pracownicy zajmują wiersze 4–11. W kolumnie D wpisujesz godziny, a w E liczbę dni wolnych. Wiersz 12 sumuje liczby z tych ośmiu wierszy. Dane nie są pobierane z tekstowych przedziałów w tygodniach.

Ustal okres zestawienia i zapisz go w widocznym miejscu obok tabeli albo w nazwie pliku. Dla podsumowania rzeczywistej pracy użyj wykonanych godzin, nie tylko pierwotnego planu. Jeśli zapisujesz 7 godzin i 30 minut jako liczbę godzin, wpisz 7,5. Liczba 7,30 oznacza 7,3 godziny, czyli 7 godzin i 18 minut.

Przykład: osoba przepracowała 8, 8, 6 i 8 godzin, a piąty dzień miała wolny. Wpisz w D sumę 30, a w E liczbę 1. To Ty przekazujesz podsumowanie do arkusza; wpisanie zmian w pierwszej zakładce nie zmieni tych komórek.

Zmiana przechodząca przez północ

Gdy chcesz samodzielnie obliczać czas trwania, przygotuj osobne kolumny początku i końca z pełną datą i godziną. Na przykład początek 12.10.2026 22:00 oraz koniec 13.10.2026 06:00 dają 8 godzin. Dla takich wartości w A2 i B2 różnicę w godzinach dziesiętnych policzysz jako =(B2-A2)*24. Komórkę wyniku ustaw jako liczbę.

To przykład dodatkowej kalkulacji poza gotowym układem. Nie wklejaj tej formuły wprost do komórki zawierającej tekst „22:00-6:00”. Sam czas między początkiem a końcem nie ustala jeszcze zasad rozliczenia przerw, dodatków czy nadgodzin.

Do zapisywania wykonanej pracy dzień po dniu przejdź do wzoru ewidencji czasu pracy. Grafik służy planowaniu, a ewidencja pomaga zachować informację o tym, co rzeczywiście się wydarzyło.

• Okres: tytuł, daty nad kolumnami i nazwa pliku wskazują ten sam tydzień. Nazwiska są poprawione we wszystkich używanych zakładkach.
• Kompletność: puste komórki są zamierzone. Każda osoba, dla której kończysz plan, ma przypisane zmiany lub „wolne”.
• Obsada: potrzebne osoby i role są dostępne w odpowiednich godzinach, także przy otwieraniu i zamykaniu.
• Nieobecności: uzgodnione urlopy i inne wyłączenia uwzględniono przed zatwierdzeniem. Nie użyto skrótu, który mylnie zwiększa licznik obsady.
• Obliczenia: po dodaniu wierszy liczniki obejmują cały zespół. Sumy w Zestawieniu godzin korzystają z liczb, a nie tekstu.
• Wersja: odbiorca wie, który plik obowiązuje. Zmieniony grafik ma czytelną datę aktualizacji i trafia do zainteresowanych osób.

Przed planowaniem terminów możesz sprawdzić kalendarz 2026 ze świętami w Polsce. Oznaczenie święta jest punktem wyjścia do ustalenia właściwego rozkładu, a nie gotową decyzją o pracy każdej osoby.

Ten wzór jest prostym narzędziem organizacyjnym. Nie sprawdza norm czasu pracy, odpoczynku, dopuszczalności pracy w święta ani rozliczenia nadgodzin. Nie wystawia też automatycznego potwierdzenia zgodności grafiku z przepisami.

Jak wyjaśnia Państwowa Inspekcja Pracy, gdy pracodawca ma obowiązek sporządzania rozkładu, co do zasady przygotowuje go na okres co najmniej miesiąca i przekazuje pracownikowi co najmniej tydzień przed rozpoczęciem objętej nim pracy. Przepisy przewidują wyjątki. Pojedynczy wypełniony tydzień nie oznacza więc automatycznie spełnienia całego obowiązku.

Jeżeli używasz kilku tygodni do przygotowania miesięcznego planu, uzgodnij je jako jeden okres. Sprawdź także granice tygodni: późna zmiana w piątek i wczesny start w kolejnym zaplanowanym dniu nie mogą zostać ocenione tylko na podstawie osobnych wydruków.

Dla pierwszego tygodnia zaznacz A1:H15, żeby objąć tytuł, pracowników i liczniki. Dla drugiego tygodnia zakres kończy się w wierszu 12. Ustaw orientację poziomą, dopasuj szerokość do jednej strony i obejrzyj podgląd. Skoroszyt nie ma gotowego obszaru wydruku, więc wybór całego pliku może wydrukować również instrukcję oraz zestawienie.

Gdy odbiorcy mają tylko odczytać zatwierdzony plan, zapisz wybraną zakładkę do PDF. Plik XLSX zachowaj jako wersję roboczą. Nie wysyłaj samego arkusza z liczbą godzin jako zastępstwa grafiku, bo nie pokazuje on, kiedy dana osoba ma przyjść.

Formuły nie są chronione hasłem. Kopiując tydzień, skopiuj całą zakładkę, a następnie wyczyść tylko dane wejściowe. Po większej zmianie układu powtórz próbę z jedną zmianą i jednym wpisem „wolne”. Tak sprawdzisz, czy nowy tydzień nadal zlicza właściwe pola.