Nota korygująca – darmowy wzór w Excelu (XLSX)

Wpisz dane Sprzedawcy i Nabywcy w podświetlonych polach. Ustal własny numer noty (np. NK/2026/015) i sprawdź datę wystawienia. Podaj numer oraz datę faktury, której dotyczy korekta. W polu „Przyczyna korekty” krótko opisz, co korygujesz, najlepiej schematem „Było: … / Jest: …”. Jeśli korekta dotyczy konkretnej pozycji (np. nazwy towaru/usługi), wskaż ją w tabeli i uzupełnij kolumny opisowe. Nie używaj noty do zmiany wartości, cen ani stawek VAT – do tego służy faktura korygująca. Na koniec zapisz jako PDF lub wydrukuj i przekaż do akceptacji drugiej stronie.

Nota korygująca służy głównie do poprawiania danych formalnych na fakturze, takich jak: nazwa (firma), adres, NIP, drobne literówki w opisie pozycji. Zwykle wystawia ją nabywca i przekazuje sprzedawcy do akceptacji. Nie służy do zmiany elementów finansowych – ilości, ceny, wartości netto/brutto czy stawek VAT. Jeśli trzeba skorygować kwoty, wystawia się fakturę korygującą (wystawcą jest sprzedawca). Nasz szablon pomaga w poprawnym udokumentowaniu właśnie takich „niekwotowych” korekt: zawiera pola identyfikujące fakturę źródłową, miejsce na precyzyjne uzasadnienie zmiany oraz tabelę pozwalającą wskazać, której pozycji dotyczy korekta (np. nazwy towaru/usługi). Dzięki temu szybko przygotujesz dokument, który druga strona może zaakceptować mailowo lub podpisem na wydruku.

Zacznij od danych stron: wypełnij Sprzedawcę i Nabywcę (nazwa firmy, adres, NIP, kontakt). W polu „Nr noty korygującej” zastosuj własny, spójny schemat numeracji, np. NK/2026/001. Ustaw datę wystawienia – w arkuszu podpowiada się dzisiejsza, ale możesz ją zmienić. Wskaż „Nr faktury korygowanej” i „Datę faktury”, aby bez wątpliwości powiązać dokumenty. Następnie w „Przyczyna korekty” wpisz jednoznaczny opis: „Było: NIP 123-45-67-890 / Jest: 1234567890” lub „Było: ABC sp. z o.o. / Jest: ABC S.A.”. Jeśli korekta dotyczy konkretnej pozycji, zaznacz ją w tabeli i uzupełnij opis kolumną „przed/po”. Pozostaw puste pola ilości/ceny – nota nie zmienia wartości. Zapisz dokument jako PDF i wyślij do akceptacji lub wydrukuj do podpisu. Po akceptacji dołącz notę do faktury w swoim archiwum.

Żeby ułatwić życie księgowości, opisuj korekty prosto i jednoznacznie: „Było/Jest” oraz powód (np. „literówka w nazwie” albo „aktualizacja NIP po rejestracji VAT”). Numeruj noty ciągłe w skali roku – szybciej je później odnajdziesz. Gdy poprawiasz kilka drobnych danych w jednej fakturze, zrób jedną notę z czytelną listą zmian zamiast kilku osobnych dokumentów. Zawsze dołącz potwierdzenie akceptacji drugiej strony (np. odpowiedź mailową) do dokumentacji. Jeśli pracujesz w zespole, trzymaj szablon w chmurze w trybie tylko do odczytu i rób kopie dla nowych not – unikniesz nadpisania. Eksportuj do PDF prosto z Excela, a nazwy plików zapisuj według schematu: „NK_YYYY_NNN_FVxxxx.pdf”. Unikaj skrótów niezrozumiałych dla osoby z zewnątrz – dokument powinien być czytelny bez dodatkowych wyjaśnień.