Plan budowy domu: kosztorys, etapy i harmonogram w Excelu

Najpierw przejdź do arkusza KOSZTORYS i uzupełnij żółte pola: etap, kategorię, opis kosztu, jednostkę, ilość, cenę netto oraz VAT. Kolumny z planem netto, VAT-em, brutto, wydatkami, pozostałą kwotą i statusem są obliczane automatycznie. W przygotowanych wierszach możesz dodać własne pozycje.

Następnie w arkuszu WYDATKI wpisuj każdą fakturę, zaliczkę lub płatność. Podawaj daty, numer dokumentu, etap, kategorię, opis, wykonawcę, kwotę netto, VAT i zapłaconą kwotę. Aby wydatek został prawidłowo powiązany z kosztorysem, używaj identycznego opisu wydatku jak w kolumnie „Opis kosztu”. Tak samo konsekwentnie wpisuj nazwę dostawcy.

W arkuszu ETAPY uzupełnij daty, postęp, wykonawcę i uwagi. Arkusz HARMONOGRAM pobiera z niego daty i pokazuje plan prac w układzie miesięcznym. Na końcu sprawdzaj PODSUMOWANIE: budżet, wydatki, rezerwę, wykorzystanie budżetu oraz ostrzeżenia. Kwoty kontroluj brutto, ponieważ odpowiadają faktycznym płatnościom.

Szablon obejmuje osiem arkuszy przeznaczonych do różnych części prowadzenia budowy. W arkuszu KOSZTORYS zapisujemy planowane prace, ilości, ceny netto i stawki VAT. Excel oblicza plan netto, VAT oraz brutto, a następnie porównuje te wartości z wydatkami. Arkusz WYDATKI służy do rejestrowania faktur, dokumentów, zaliczek i płatności. Możemy tam również kontrolować terminy płatności oraz kwoty jeszcze niezapłacone.

Arkusz ETAPY pozwala wpisać terminy, rzeczywisty start i zakończenie, postęp oraz osobę odpowiedzialną. HARMONOGRAM przedstawia te dane na osi miesięcznej. PODSUMOWANIE zbiera najważniejsze informacje o budżecie i etapach. DOSTAWCY przechowuje dane wykonawców, umówione kwoty, płatności, terminy i gwarancje, a LISTY zawiera wartości pomocnicze wykorzystywane przy wyborze etapów, jednostek, VAT-u i statusów.

Najważniejsza zasada to rozdzielenie planu od rzeczywistych płatności. W KOSZTORYS wpisujemy przewidywaną ilość i cenę, nawet jeśli praca nie została jeszcze zamówiona. W WYDATKI rejestrujemy dopiero faktyczne dokumenty, zaliczki i zapłacone kwoty. Dzięki temu widać nie tylko całkowity budżet, ale również różnicę między planem a wykonaniem.

Warto wpisywać wydatki od razu po otrzymaniu faktury lub wykonaniu przelewu. Opis kosztu w KOSZTORYSIE i opis wydatku w WYDATKI muszą być identyczne, ponieważ szablon łączy te dane właśnie na podstawie opisu. Nie zmieniaj tego opisu w jednym arkuszu bez aktualizacji drugiego. Podobnie zachowuj jednolitą nazwę wykonawcy, jeśli chcesz, aby płatności prawidłowo pojawiły się w arkuszu DOSTAWCY. Kontroluj kwoty brutto i regularnie sprawdzaj pozycje oznaczone jako przekroczone lub pozostające bez wydatków.

Podziel budowę na etapy odpowiadające rzeczywistej kolejności prac, na przykład dokumentację i przygotowanie, stan zero, stan surowy, instalacje, elewację, wykończenie oraz formalności końcowe. W ETAPY wpisuj planowany start i zakończenie, a po rozpoczęciu prac także rzeczywiste daty. Postęp podawaj jako wartość od 0% do 100%. Gdy etap zostanie zakończony, uzupełnij rzeczywistą datę zakończenia i ustaw odpowiedni status.

HARMONOGRAM pobiera daty z arkusza ETAPY, dlatego nie należy traktować go jako osobnego miejsca do ręcznego prowadzenia terminów. Jeśli zmienisz datę w ETAPY, harmonogram dostosuje się do nowych danych. Statusy pomagają zauważyć etapy nierozpoczęte, trwające, zakończone lub opóźnione. Pamiętaj, że arkusz nie zastępuje umów, protokołów odbioru ani decyzji wykonawców. Jest narzędziem do organizacji informacji i kontroli budżetu, a nie wyceną gwarantującą końcowy koszt budowy.