Wniosek o zwrot kosztów paliwa Excel

Najpierw otwórz arkusz „Dane wniosku” i uzupełnij żółte pola dotyczące pracownika, firmy, numeru wniosku, okresu rozliczenia, celu przejazdów oraz pojazdu. Wybierz również metodę rozliczenia: rzeczywiste koszty paliwa, kilometrówkę albo obie metody do późniejszej weryfikacji. Rodzaj paliwa, rodzaj pojazdu i inne pola wyboru można wskazać z dostępnych list.

Następnie w arkuszu „Przejazdy” wpisz każdy przejazd służbowy w osobnym wierszu. Podaj datę, cel, trasę, stany licznika przed i po przejeździe oraz zaznacz „Tak” w kolumnie określającej przejazd służbowy. Liczba kilometrów wyliczy się automatycznie, a do podsumowania trafią tylko przejazdy oznaczone jako służbowe.

W arkuszu „Paliwo” wprowadź dane z faktur lub paragonów: datę zakupu, stację, miejscowość, rodzaj paliwa, liczbę litrów, cenę netto, stawkę VAT, numer dokumentu i numer rejestracyjny. Wartości netto, VAT i brutto zostaną obliczone automatycznie. Na końcu przejdź do „Ustawienia”, sprawdź stawkę, limit i wybór jego stosowania, a potem skontroluj „Podsumowanie”. Jeśli dane są poprawne, wydrukuj arkusz „Wniosek”.

Szablon obejmuje cały proces przygotowania rozliczenia, a nie tylko prostą tabelę z kwotą do wypłaty. W arkuszu „Dane wniosku” zapisujemy dane pracownika, firmy, osoby zatwierdzającej, okresu rozliczenia i pojazdu. Arkusz „Przejazdy” służy do ewidencji tras: można wpisać datę, cel przejazdu, miejscowość początkową i docelową, miejscowości pośrednie, cel biznesowy oraz stany licznika. Arkusz „Paliwo” porządkuje dokumenty zakupowe i zawiera informacje potrzebne do sprawdzenia wydatków. W „Podsumowaniu” widzimy między innymi liczbę przejazdów, kilometry, sumy paliwa, liczbę dokumentów i brakujących załączników. Arkusz „Wniosek” pobiera najważniejsze dane i tworzy uporządkowany formularz do wydruku.

W pliku można wybrać rozliczenie rzeczywistych kosztów paliwa, kilometrówkę albo opcję „Obie metody – do weryfikacji”. Rzeczywiste koszty są obliczane na podstawie wpisanych dokumentów paliwowych, czyli liczby litrów, ceny netto i stawki VAT. Kilometrówka korzysta z liczby kilometrów oznaczonych jako służbowe oraz wybranej stawki za kilometr. Te wartości mogą się różnić, dlatego szablon pokazuje je oddzielnie w arkuszu „Podsumowanie”. Jeżeli wybierzesz obie metody, plik nie rozstrzyga samodzielnie, która z nich ma obowiązywać — wyświetla informację, że potrzebny jest wybór osoby zatwierdzającej. Dzięki temu unikamy pozornego automatyzmu w sytuacji, gdy sposób rozliczenia zależy od regulaminu firmy, umowy lub polecenia wyjazdu.

Przed uzupełnieniem arkusza warto zebrać wszystkie dokumenty dotyczące danego okresu i sprawdzić, czy dotyczą właściwego pojazdu. W tabeli „Paliwo” przepisz numer faktury lub paragonu oraz numer rejestracyjny znajdujący się na dokumencie. Zaznacz, czy dokument został dołączony. W ewidencji przejazdów zachowaj kolejność stanów licznika: stan po przejeździe nie powinien być niższy niż stan przed przejazdem. Wpisuj przejazdy osobno, nawet jeśli odbyły się tego samego dnia, ponieważ ułatwia to wyjaśnienie trasy i celu biznesowego. Po zakończeniu pracy sprawdź czerwone oznaczenia, liczbę brakujących dokumentów i status metody rozliczenia. Do wydrukowanego wniosku dołącz dokumenty wymagane przez pracodawcę, na przykład faktury, paragony, ewidencję przebiegu lub polecenie wyjazdu.