Dziennik wydatków podróży służbowej Excel

Najpierw przejdź do arkusza „Podsumowanie” i uzupełnij dane delegacji: numer, pracownika, firmę lub klienta, cel, miejsca, daty, walutę rozliczenia, zaliczkę oraz status. Liczba dni podróży wylicza się na podstawie dat rozpoczęcia i zakończenia.

Następnie w arkuszu „Wydatki” wpisuj każdy koszt w osobnym wierszu. Uzupełnij przede wszystkim datę, opis, kategorię, walutę, kwotę brutto, informacje o dokumencie, sposobie płatności, osobie finansującej i statusie wydatku. Dla PLN kurs ustawia się automatycznie na 1. Przy innej walucie wpisz właściwy kurs w kolumnie „Kurs waluty”. Kwota brutto PLN zostanie obliczona automatycznie.

Jeśli rozliczasz diety, w arkuszu „Diety i ryczałty” wpisz datę, kraj, miasto, godziny, stawkę, pomniejszenia za posiłki, ryczałty i kurs. Na końcu sprawdź podsumowanie. Warto oznaczyć status „Zaakceptowany” dopiero po weryfikacji rachunku, ponieważ zestawienia kosztów korzystają z zaakceptowanych wydatków.

Najlepiej wpisywać wydatek od razu po jego poniesieniu, zamiast odkładać wszystkie rachunki do końca podróży. W arkuszu „Wydatki” każdy koszt powinien zajmować osobny wiersz. Dzięki temu łatwiej sprawdzić datę, opis, miejsce, kontrahenta i numer dokumentu. Szczególne znaczenie ma pole „Status wydatku”. W podsumowaniu uwzględniane są kwoty oznaczone jako „Zaakceptowany”, dlatego pozycje oczekujące na sprawdzenie nie powinny być przedwcześnie zatwierdzane. Warto również zaznaczyć, czy dokument został załączony, kto opłacił koszt i czy podlega on zwrotowi. Przy płatnościach prywatną kartą lub gotówką te informacje pomagają później ustalić kwotę należną pracownikowi.

Szablon pozwala zapisywać kwoty w różnych walutach, między innymi PLN, EUR, USD, GBP i CZK. Wpisz kwotę brutto w walucie z dokumentu, wybierz walutę, a następnie uzupełnij kurs. Dla PLN arkusz stosuje kurs 1. Dla walut obcych kurs należy wpisać samodzielnie, zgodnie z zasadą przyjętą w firmie lub dokumentacji rozliczenia. Kolumna „Kwota brutto PLN” mnoży kwotę walutową przez kurs i jest wykorzystywana w podsumowaniach. Nie wpisuj ręcznie wyniku w tej kolumnie, ponieważ znajduje się tam formuła. Jeśli kursu brakuje, wynik może pozostać pusty. Warto zachować informację o źródle kursu w kolumnie „Uwagi”, jeśli wymaga tego procedura firmowa.

Arkusz „Diety i ryczałty” służy do rozpisania podróży dzień po dniu. Wpisujemy godziny rozpoczęcia i zakończenia doby podróży, a arkusz oblicza liczbę godzin. Następnie podajemy stawkę diety oraz kwoty pomniejszeń za śniadanie, obiad i kolację. Formuła wylicza dietę po pomniejszeniach, nie pozwalając, aby wynik był ujemny. Możemy także uwzględnić ryczałt za nocleg i ryczałt za dojazdy oraz przeliczyć je na PLN. Przykładowe stawki w pliku mają charakter demonstracyjny. Zasady i stawki mogą zależeć od kraju, aktualnych przepisów oraz polityki pracodawcy, dlatego przed złożeniem rozliczenia trzeba je zweryfikować.