Księga przychodów i rozchodów – darmowy wzór Excel (KPiR)

1) Ustal rok w nagłówku (pole informacyjne). 2) Dla każdego dokumentu wypełnij wiersz: Data, Numer dowodu (np. FV/01/2026), Opis operacji, Kontrahent. 3) Wpisz wartości tylko w jednej kolumnie pieniężnej: Przychód (PLN) albo Koszt (PLN). 4) Dodaj Kategorię (np. Sprzedaż, Towary, Usługi obce) i Formę płatności (Przelew, Gotówka, Karta). 5) Kolumna Saldo przelicza się automatycznie według zasady: poprzednie saldo + przychód – koszt. 6) Aby zobaczyć podsumowanie miesiąca, użyj filtrów daty lub wstaw autosumę pod wybranymi kolumnami. 7) Na koniec miesiąca zapisz kopię pliku – masz prostą archiwizację.

W arkuszu „Księga Przychodów i Rozchodów” masz gotowy układ pracy. Zaczynamy od nagłówka z rokiem, niżej są kolumny do codziennej ewidencji. Lp. numeruje wiersze. W kolumnie Data podajesz datę zdarzenia gospodarczego. Numer dowodu to numer faktury, paragonu lub noty. Opis operacji – krótko, ale tak, by za rok nadal było jasne, czego dotyczył wydatek lub sprzedaż. Kontrahent – nazwa firmy lub osoba. Następnie pieniądze: Przychód (PLN) i Koszt (PLN) – wypełniasz tylko jedną z nich w danym wierszu. Kategoria porządkuje wpisy (np. Sprzedaż, Towary, Usługi, Transport), a Forma płatności pomaga śledzić rozliczenia (Przelew, Karta, Gotówka). Uwagi zostawiliśmy na dodatkowe informacje. Kolumna Saldo liczy się sama na podstawie poprzednich wierszy, dzięki czemu widzisz wynik na bieżąco.

Skoro saldo liczy się samo na bieżąco, kolejnym naturalnym krokiem staje się kontrola przepływu środków w arkuszu zarządzania gotówką.

Szablon jest prosty, ale łatwo z niego wyciągniesz to, co potrzebne na koniec miesiąca. Najszybszy sposób: włącz filtr w nagłówkach, zawęź zakres do wybranego miesiąca (filtr po dacie), a następnie pod kolumnami Przychód i Koszt użyj autosumy. Jeśli wolisz bez filtra, możesz dodać osobny wiersz z formułami typu SUMA.WARUNKÓW, np. sumując po zakresie dat z danego miesiąca. Saldo w ostatniej kolumnie pokaże Ci wynik narastająco – to pomaga szybko sprawdzić, czy jesteś na plusie. Dobrą praktyką jest zrobienie z danych Tabeli (Ctrl+T), co ułatwia sortowanie, filtrowanie i zachowanie formuł. Dzięki temu w kilka sekund przygotujesz proste zestawienie miesięczne do rozliczeń.

Gdy zestawienie ma posłużyć do rozliczeń, naturalnym kolejnym krokiem jest porównanie go z wyciągiem bankowym w arkuszu rozliczenia z bankiem.

Wpisuj numer dowodu konsekwentnie (ten sam format dla wszystkich faktur), a w opisie na początku podaj słowo-klucz (np. „Faktura zakupowa – materiały”). Kategorie trzymaj krótkie i stałe – łatwiej je potem filtrować. Jeśli masz częste płatności kartą, dodaj własną kategorię kosztów bankowych, by widzieć ich wpływ na wynik. Zmieniaj tylko komórki z danymi, a kolumnę Saldo zostaw z formułami. Raz w tygodniu rób kopię pliku; nazwij ją np. „KPiR_2026-02_backup.xlsx”. Gdy pracujesz w zespole, włącz Ochronę arkusza, by nie skasować formuł przypadkiem. Jeśli jesteś VAT-owcem, prowadź rejestr VAT w osobnym arkuszu – to wzór KPiR (PIT), a nie ewidencja VAT. I najważniejsze: jeden dokument = jeden wiersz, bez łączenia pozycji – zachowasz spójność i porządek.