Plan urlopów 2026 w Excelu – darmowy wzór do pobrania

1) Uzupełnij w nagłówku nazwę firmy i dział. 2) W tabeli wpisz pracowników (imię i nazwisko, stanowisko, wymiar urlopu). 3) Dla każdej nieobecności dodaj wiersz: daty od/do, liczbę dni (jeśli liczysz ręcznie), typ urlopu z listy, zastępstwo, status i kto zatwierdził. 4) Używaj filtrów, żeby sprawdzić, kto jest na urlopie w danym tygodniu/miesiącu lub ile dni ma dany pracownik. 5) Regularnie aktualizuj kolumny „Wykorzystane” i „Pozostałe” – możesz liczyć je ręcznie albo dodać proste formuły (opisujemy to niżej w wskazówkach).

Nasz szablon skupia wszystko w jednym arkuszu: „Plan Urlopów 2026”. Na górze uzupełniasz nazwę firmy i dział, a poniżej masz gotową tabelę z kolumnami dopasowanymi do codziennej pracy. Wpisujesz Lp., imię i nazwisko, stanowisko oraz wymiar urlopu. Dalej masz miejsce na wykorzystane i pozostałe dni, co ułatwia bieżącą kontrolę limitów. Rdzeniem planowania są daty „Data od” i „Data do” oraz kolumna „Dni”, którą możesz liczyć ręcznie lub formułą. Ustandaryzowaliśmy też Typ urlopu (wypoczynkowy, na żądanie, okolicznościowy, bezpłatny…) i Status (zaplanowany, zatwierdzony, w trakcie, wykorzystany, odwołany) poprzez listy rozwijane. Dodasz również Zastępstwo, osobę, która zatwierdziła, oraz Uwagi. Dołączyliśmy przykładowych pracowników i wpisy, by od razu zobaczyć, jak prowadzić rejestr. Całość jest czytelna, pokolorowana i gotowa do filtrowania po dowolnej kolumnie.

Najprostszy sposób to jeden wiersz na każde zgłoszenie urlopowe. Dla pracownika ustawiasz Wymiar (np. 20 lub 26 dni). Następnie sumujesz zrealizowane urlopy i wpisujesz wynik w kolumnie Wykorzystane, a różnicę dopisujesz w Pozostałe. Jeśli chcesz zautomatyzować liczenie, ustaw kolumnę „Dni” jako różnicę między datą końca i początku (lub użyj funkcji dni roboczych – w polskim Excelu: DNI.ROBOCZE; w angielskim: NETWORKDAYS – z uwzględnieniem świąt). Potem stwórz SUMA.JEŻELI albo tabelę przestawną, aby zsumować „Dni” po nazwisku i wypełnić „Wykorzystane”. Dzięki filtrom szybko zobaczysz, kto przekracza limit, a statusy pomogą odróżnić wnioski zaplanowane od zatwierdzonych. Taki układ działa w małych firmach, działach HR i zespołach projektowych bez zbędnych narzędzi i kosztów.

- Trzymaj jeden wiersz na jeden urlop; spójnie zapisuj imiona i nazwiska (ta sama pisownia ułatwia sumowanie).
- W kolumnie „Dni” możesz wpisać ręcznie liczbę dni lub dodać formułę z dniami roboczymi; przygotuj listę świąt w osobnym zakresie i wskaż ją w funkcji.
- Używaj filtrów na „Status” (np. pokaż tylko „Zatwierdzone”) i na datach (np. niestandardowy zakres miesięcy).
- Chcesz rozdzielić działy? Dodaj kolumnę „Dział” lub skopiuj arkusz per dział (ten sam układ, osobne plany).
- Ustal zasadę aktualizacji: np. HR raz w tygodniu uzupełnia „Wykorzystane/Pozostałe” na podstawie ostatnich wpisów.
- Do druku ustaw wiersz nagłówka jako powtarzany na każdej stronie i włącz siatkę – wydruk będzie czytelny.