Zestawienie rachunków za media domowe w Excelu

W arkuszu „Zestawienie” każdy rachunek wpisz w osobnym wierszu. Uzupełnij miesiąc, kategorię mediów, nazwę dostawcy, numer faktury, datę wystawienia, termin płatności oraz kwotę w złotówkach. Po opłaceniu rachunku zmień status na „Zapłacono” i wpisz datę zapłaty. Jeśli faktura wymaga dodatkowego wyjaśnienia, możesz wykorzystać kolumnę „Uwagi”.

Możesz usunąć przykładowe wpisy i zastąpić je własnymi danymi. Warto dodawać rachunki od razu po ich otrzymaniu, a nie dopiero po wykonaniu przelewu. Raz w tygodniu sprawdź pozycje oznaczone jako „Do zapłaty” i porównaj je z historią przelewów. Przy większej liczbie wpisów filtruj tabelę według miesiąca, kategorii lub statusu płatności.

Szablon został przygotowany tak, aby pomieścić najczęściej występujące opłaty związane z prowadzeniem domu. Możesz wpisywać do niego rachunki za prąd, gaz, wodę i ścieki, ogrzewanie, wywóz odpadów, internet, telewizję kablową oraz telefon. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby dodać także czynsz administracyjny, abonament za monitoring, opłatę za miejsce parkingowe albo inne cykliczne koszty nieruchomości.

Kategoria mediów jest wpisywana przy każdym rachunku, więc możesz stosować własne nazwy. Jeśli nie potrzebujesz osobnych pozycji dla internetu i telewizji, połącz je w kategorię „Telekomunikacja”. Gdy opłaty są rozliczane przez kilku dostawców, wpisuj ich nazwy dokładnie tak, jak na fakturach. Ułatwi to późniejsze wyszukiwanie i porównywanie wydatków.

Przy późniejszym porównywaniu wydatków z konkretnym zakupem pomocny bywa też arkusz paragonów, bo pozwala szybko zestawić pozycje z faktur z dowodami zakupu.

Regularne rachunki mają różne terminy płatności, dlatego łatwo przeoczyć jedną z opłat. W tym zestawieniu zapisujesz zarówno datę wystawienia faktury, jak i termin zapłaty. To ważne szczególnie wtedy, gdy część rachunków przychodzi co miesiąc, a część co dwa miesiące, kwartalnie albo według rzeczywistego zużycia.

Po otrzymaniu faktury dodaj ją do tabeli ze statusem „Do zapłaty”. Po wykonaniu przelewu zmień status na „Zapłacono” i uzupełnij datę zapłaty. Taki prosty sposób pracy pozwala szybko zobaczyć, ile zobowiązań jest jeszcze otwartych. Kolumna „Uwagi” może służyć do zapisania informacji o korekcie, rozliczeniu nadpłaty, płatności cyklicznej lub oczekiwaniu na fakturę korygującą.

Przy korekcie, rozliczeniu nadpłaty lub oczekiwaniu na fakturę korygującą przydaje się też arkusz rozliczeń z bankiem, w którym łatwo porównać wpływy z przelewami i zamknąć saldo.

Zestawienie rachunków za media domowe pomaga nie tylko pilnować przelewów, ale także lepiej planować budżet. Po kilku miesiącach zobaczysz, ile przeciętnie kosztuje utrzymanie nieruchomości i które opłaty najbardziej zmieniają się w czasie. Prąd, gaz i ogrzewanie mogą być wyższe zimą, natomiast rachunki za internet czy telefon zwykle pozostają podobne.

Warto wpisywać rzeczywiste kwoty z faktur, a nie tylko zaokrąglone wartości. Dzięki temu łatwiej oszacujesz kwotę potrzebną na kolejny miesiąc. Przy planowaniu budżetu możesz przyjąć średnią z ostatnich kilku okresów, a dla rachunków sezonowych zostawić dodatkowy zapas. Jeżeli dzielisz koszty z inną osobą, kolumnę „Uwagi” możesz wykorzystać do zaznaczenia, kto opłacił rachunek lub jaka część kwoty przypada na poszczególne osoby.